8.4 Техника: Нет дела — нет отчета

Подготовка: Не требуется.
Время выполнения: Пять минут.
Средства для выполнения: Персонал (если вы им руководите).
Частота выполнения: Постоянно.

Доклады и отчеты пожирают уйму времени, которое требуется на то, чтобы их составить и прочесть. Однако слишком часто составители этих документов лишь практикуются в выполнении никому не нужной работы. В данном упражнении от вас потребуется проявить твердость ради благой цели.

Отдайте своим подчиненным следующее распоряжение: начиная с сегодняшнего дня, не будет никаких докладов, которые не касаются конкретных действий. А если ваши сотрудники не могут придумать, какие действия нуждаются в отчете, то тогда его писать не следует. Из этого правила существуют очевидные исключения — например, когда отчетность требуется по юридическим причинам, но и в этом случае стоит попытаться сопроводить отчет предложениями конкретных мер.

Обратная связь

Сам смысл отчетов и докладов заключается в том, что они порождают определенные действия; в противном случае они являются чудовищной тратой времени и денег. Если в вашем отделе вести борьбу с бесплодными отчетами не представляется возможным, я поделюсь с вами опытом, о котором рассказал мне Брайан Томас, финансовый директор громадного Цюрихского банка. Коль скоро его финансовый отдел (а именно там обычно сидят самые рьяные поборники отчетов) смог действовать по схеме, когда не составлялось ни одного отчета без предложения конкретных действий, то и любому другому отделу это по силам.

Результат

Когда бесплодные отчеты наконец-то перестают появляться, это приносит громадное облегчение как тем, кто вынужден их составлять, так и тем, кто должен, невзирая на то, что они бессмысленны, их просматривать. Это тот самый случай, когда в выигрыше оказываются все. Если вы чувствуете, что ваш отчет потребует действий не от вас, а от кого-то еще, это следует обсудить с тем, кому затем придется выполнять данную работу. В этом случае ничто не нарушит согласия между сторонами, когда отчет уже будет сдан.

Варианты

Если в своей компании вы занимаете достаточно высокое положение, попробуйте распространить этот опыт за пределы своего отдела. Когда вы будете получать из других отделов отчеты, не предлагающие конкретных мер, немедленно отправляйте их обратно с сопровождающей запиской, что отчет не читали и не будут читать до тех пор, пока его авторы не предложат конкретных действий.